第１条 目 的
横小スマイルサポートクラブ（以下、「本会」）が保有する個人情報の適正な取扱いと活動の円滑な運営を図るため、個人の権利・利益を保護することを目的に、役員名簿・会員名簿・行事などの記録や写真及びその他の個人情報データベース（以下、「個人情報データベース」という）の取扱いについて定めるものとする。
第２条 責 務
本会は、個人情報保護に関する法令を遵守すると共に、活動内において個人情報の保護に努めるものとする。
第３条 管理者ならびに取扱者
本会における個人情報データベースの管理者は、会長とする。
本会における個人情報データベース取扱者は、役員（リーダー・監査・アドバイザー）とする。
第４条 秘密保持義務
個人情報データベースの管理者・取扱者は、職務上知りうることができた個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。その職を退いた後も同様とする。
第５条 収集方法
本会は、個人情報を収集するときは、あらかじめその個人情報の利用目的を決め、本人に明示する。
第６条 周 知
個人情報取扱いの方法は、本会ホームページ、総会資料等で会員に周知する。
第７条 利 用
取得した個人情報は、次の目的に沿った利用を行うものとする。
（１）本会の会費集金業務、管理業務
（２）その他の文書の送付
（３）役員・会計監査・会員・ボランティア等の名簿の作成
（４）広報誌、会報誌、本会ホームページへの掲載
第８条 利用目的による制限
本会はあらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。
第９条 保管及び管理
個人情報データベース、個人データを取り扱う電子機器等については、ウイルス対策ソフトを入れるなど適切な状態で保管することとする。個人情報は管理者又は取扱者が保管するものとし、適正に管理する。また、不要となった個人情報は管理者立ち合いのもとで、適正かつ速やかに廃棄するものとする。
第１０条 第三者提供の制限
個人情報は次にあげる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供してはならない。
（１）法令に基づく場合
（２）人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合
（３）公衆衛生の向上または児童の健全育成の推進に必要がある場合
（４）国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令を定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合（集金等本会の一部事務業務は業務委任契約により横内小学校に委任する）
第１１条 第三者提供に係る記録の作成等
本会は、個人情報を第三者（第１０条第１号から第４号の場合を除く）に提供したときは、次の項目について記録を作成し保存する。
（１）第三者の氏名
（２）提供する対象者の氏名
（３）提供する情報の項目
（４）対象者の同意を得ている旨
第１２条 第三者提供を受ける際の確認等
第三者（第１０条第１号から第４号の場合を除く）から個人情報の提供を受けるときは、次の項目について記録を作成し保存する。
（１）第三者の氏名
（２）第三者が個人情報を取得した経緯
（３）提供を受ける対象者の氏名
（４）提供を受ける情報の項目
（５）対象者の同意を得ている旨（事業者でない個人から提供を受ける場合は記録不要）
第１３条 情報の開示
本会は、本人から個人情報の開示、利用停止、追加、削除を求められたときは、法令に沿ってこれに応じる。
第１４条 漏えい時等の対応
個人情報データベースを漏えい等（紛失含む）したおそれがあることを把握した場合は、直ちに管理者に報告する。
第１５条 苦情の処理
本会は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。
第１６条 改 正
法令の改正または実務上の不備が発生した場合は、役員会において審議し承認をもって改定することができる。なお、本規則を改定した場合は、第６条に定める周知方法をもって会員へ周知するものとする。
附則 本規則は、令和５年４月２１日より施行する。